Как правильно выбрать компанию по организации переезда офиса?
На сегодняшний день существует два подхода по выбору компании для переезда офиса, это:
• Комплексный подход, когда берется общая стоимость за переезд и, соответственно, все риски берет на себя компания-перевозчик;
• Постатейный подход, т.е. когда заказчик оплачивает только выбранные услуги, за обозначенное количество часов, за обозначенное количество машин и т.п. в данной ситуации все риски ложатся на плечи заказчика.
Перечислим основные риски, которые закрывает профессиональная компания-перевозчик . К ним относятся:
• Сохранность имущества при перевозке (риски по повреждению имущества при перевозке, упаковке, переноске и т.п. перевозчик берет на себя);
• Бесперебойность бизнес-процессов (поступенчатый переезд позволяет обеспечить бесперебойность бизнес-процесов, т.е. правильно построенный график, разделенный на отделы, подразделения может минимизировать время, затраченное на переезд);
• Вовлечение собственного персонала клиента(правильно построенные менеджмент-проект, позволяет минимизировать риски вовлеченности персонала клиента);
• Безопасность имущества третьих лиц (компания-перевозчик гарантирует сохранность зданий, сооружений, автомобилей ну и т.п., всего того, что используется при переезде и остается после него);
• Бюджет переезда (снижение затрат на переезд).
Хочется ещё раз отметить, что самое главное и необходимое при переезде – это правильно и грамотно составленный график переезда. Потому как график может зависеть не только от компании-перевозчика и клиента, но и от ремонтных работ, от установочных работ (по мебели или дополнительному оборудованию), отделочных работ. Правильный график, который поможет безболезненно осуществить переезд, обязательно должен включать все вышеперечисленные факторы.
Основной алгоритм действий офисного переезда выглядит следующим образом:
1. Подготовительная часть, она, в свою очередь, включает оценку перевозимого объема, консультации, доставку упаковочного материала, предварительную упаковку личных вещей, отключение ИТ оборудования.
2. Переезд. Сюда относится отключение серверной части, упаковку, перевозку на новое место (новый адрес), расстановку согласно плану рассадки.
3. Заключительный этап. Он включает уборку помещения и упаковочного материала.